成果の出る会議の仕組みとは?
株式会社プリマベーラ 代表取締役 吉川充秀

私は、2010年にEVERNOTEに出会いました。それ以降、EVERNOTEを経営にどう活かすことができるかを考え続けてきました。当時EVERNOTEに関して書かれている本は全て買いました。20数冊でていたと思います。ところが、どの本も、「どうやって効率的に情報を収集して、整理整頓をするか」ということばかり書いていて、「どうやってEVERNOTEを使って成果を出すか」という視点で書かれたものはほとんどありませんでした。なので、やむなく自分でEVERNOTEを使い、度重なる実験が行われました。その結果、私の情報収集の仕方、情報の整理整頓の仕方、情報の活用の仕方を合わせて、「EVERNOTE経営」と僭越ながら呼ぶことになる経営手法を編み出しました。

さて、そのEVERNOTE経営も、いろいろ聞かれます。「ゼロから教えてください。」とか、「EVERNOTEのキモは何ですか?」「何からやったらいいですか?」と。そんなときに、最初は一つ一つわかりやすく教えていたのですが、途中からあまりに多くの質問を受けるのでこのように回答することにしました。EVERNOTEはいろんな使い方がありますが、「会議で使うのが一番成果が出ますよ」と。実際に、私たちは、毎週毎週PDCAを回していく、「本部会議」なるものを毎週の月曜日に開いていて、膨大な量の情報から、何を実施するかをこの月曜日に決定し、先週指示したことができているかを片っ端からチェックして、改善につなげていくという「EVERNOTE会議術」を行っていました。

すると、いろんな人から、「プリマベーラの会議が見てみたい」ということで、一時会議術をお一人様6万円で受けていました。幹部三名でお見えになったら、18万円です。それでも実際に来ていただき、「プリマベーラの会議がどのように行われていて、なぜ成果が出るのかがよくわかった。これはすごい仕組みですね。」と言われて、そのままマネをしてEVERNOTE会議術を実践している会社さんもあります。今でも、「会議に参加していいですか?」と言われますが、お断りしています。本来、会議で成果を出すためにやっているのに、お客様がお見えになるとお客様に解説をしたり、お客様をもてなしたりと、会議に集中ができないため、マイナス面が多いと判断して中止にしました。

が、その後も会議を見せて欲しいという依頼があまりに多いので、そのエッセンスを、DVDにしたものを作成しようと。そして、それをご覧いただこうと思い立ち、この「成果の出る会議の仕組みDVD」を作成をする運びになりました。

この会議の仕組みDVDのなかでは、プリマベーラ会議術のなかで、キモになる部分を重点的に解説をしています。

このDVDの内容としては、
そもそも会議とは、どういう場であるべきか?
社長はじめ役員や幹部は、給料が高い!その高い人件費の人が集まってやる意味のある会議にするには、会議とはどういう場にすべきなのか、それを考えてきて、シンプルな結論にいたりました。会議は、「このためにある」と考えるとすごくシンプルでやることも明確になります。
●社長の仕事は決定ですが、その決定をどういう時間単位で決定していくべきか?
社長の仕事は、意思決定業です。毎日毎日決定をする必要があります。毎日難しい案件が持ち込まれます。それをどのように意思決定をするのか?実は毎日すると意思決定の精度が落ちます。そこでプリマベーラでは、私の意思決定の精度が落ちないように、会議を上手に使っています。そのコツとは?

●「トップダウン」と「ボトムアップ」の両立を考えた会議体系になっているが、そのバランスとは?
社長は決定、社員は実施というスタンスでいくと、「社長が決めたことは、全部やりなさい」というロジックになり、社員や幹部の皆さんが思考停止状態に陥ります。「どうせ社長が決めてくれるから、報告だけしておいて、社長に決めてもらおう。」そういう指示待ち社員がどんどん増えてきます。これは、実は社員の成長を一番阻害する要因と言っていいかもしれません。そこで、トップダウンで意思決定も大切ですが、ボトムアップで意思決定させることもしています。ところが、このバランスが難しい。そのさじ加減をどのようにしているのかを解説をしています。

●プリマベーラで使っている会議の道具とは?四つの道具をご紹介します。
私たちが使っている会議の道具は、全てデジタルです。一つ目がEVERNOTE、二つ目がチャットワーク、三つ目がグーグルアップス、四つ目が社内ブログ。この四つの仕組みをフル活用して、効率的なおかつ効果的な会議を行っています。これを使うとどのくらい成果と効率に貢献するかをDVDをご覧いただけると、ご理解いただけると思います。

この他の内容として、
●離職率を劇的に下げる仕組み、「ウィークリーレポート」とは?
成果の出るプリマベーラの会議のキモは、会議の「フォーマット」にあった!
そのフォーマットとは?

●そして、トップである社長がどのように情報を収集して、社長自ら会議の議題を作るのか。その会議の議題の作り方の実例も、吉川充秀自身の会議議題をもとにご紹介します。
会議でさらに成果を出す「横展開」の仕組みとは?
会議体系がどうして事業部ごとだけでなく、全体の幹部の会議も存在するのか?

このような内容になっています。
実際に明日から取り入れられる内容、マネできる内容もたくさんあります。私たちは、常に「マネできる」形や「仕組み」にこだわってきました。会議もまた「マネできる仕組み」になっているのです。

プリマベーラが、なぜ成果を出し続けられてきたのか。
それは武蔵野さんの教えを愚直に守ってやってきたことが一つ、そして武蔵野さんの教えを解釈して形にしてそれを改良を続けてきたからです。会議の仕組みもまさにそれです。PDCAを回し続けて、今があります。そして今なお進化改善をさせていっています。ステージにあわせて、会議の体系、あり方も変わっていくからです。

「会議でいかに成果を出すか?」
そのことを考え抜いて毎週毎週悩み、失敗し、成功し、その繰り返しから生まれたのが現在の形です。毎週やってきた本部会議に関して言えば、350回繰り返してきました。
繰り返せばその分上手になります。結果、たどりついた会議術をご覧いただき、皆さんの経営に一つでも二つでもお役に立てていただけたらと思っています。

なお、このDVDはこんな人に最適です。
「武蔵野流の会議のやり方を導入したが、もっとブラッシュアップしたい!」という社長。
「会議がルーチンになっており、どうも会議が成果を出していると考えにくい。会議のやり方を見直したほうがいいかも??」と思っている社長。
アナログよりデジタルをフル活用して、最小の時間で最大の成果を出す会議の仕組みを知りたい」という社長。
「会議のあり方を、幹部全員で見直し、成果の出る自社流の会議のやり方を構築したい」という社長、幹部。

会議で成果を出しましょう。すると会議が楽しくなります!

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